Politique de confidentialité

PRÉAMBULE

La politique de confidentialité présente les pratiques de la CMM quant à la protection de la confidentialité des renseignements personnels pouvant être recueillis par un moyen technologique. Lors de la navigation sur notre site Web, vous reconnaissez et acceptez ces conditions d’utilisation. La politique contient de l’information sur vos droits à l’égard de vos renseignements personnels et sur la façon dont vous pouvez les exercer. La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels encadre le traitement des renseignements personnels.

En résumé

Comment?

Lorsque vous naviguez sur notre site Web et ses sous-domaines ou communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements vous concernant qui permettent de vous identifier.

Quoi?

Nous recueillons des renseignements permettant de vous identifier et des renseignements concernant votre utilisation de nos services.

Pourquoi?

Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer notre site Web.

Qui d’autre?

Des fournisseurs qui nous aident à communiquer avec vous auront accès à certains renseignements (ex. plateforme « Je participe »).

Où?

Bien que nous soyons situés au Québec, certains de nos fournisseurs de service hébergent les données sur des serveurs sécurisés pouvant être localisés à l’extérieur du pays ou ailleurs au Canada. Nous mettons en place des engagements contractuels afin de protéger la confidentialité de ces renseignements.

Vos droits :

Vous avez le droit de demander l’accès ou la rectification de ces renseignements en nous écrivant.

Votre consentement :

Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut nous empêcher de continuer à vous servir adéquatement (ex. fichiers témoins).

Qu’entend-on par renseignement personnel?

Un renseignement personnel peut, à lui seul ou avec d’autres informations, permettre de vous identifier, de vous localiser ou d’entrer en contact avec vous.

Nous recueillons technologiquement vos renseignements personnels lorsque vous :

• Visitez et naviguez sur notre site Web;
• Vous vous abonnez à certains services (infolettre, plateforme « Je Participe », médias sociaux).

Quels renseignements sont recueillis et pourquoi?

Nous recueillons seulement les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir nos services. Nous recueillons les renseignements suivants :

De façon générale…

Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour :

• Offrir nos différents services;
• Recruter du personnel;
• Respecter nos obligations légales;
• Prévenir les cybermenaces et les fraudes;
• Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes;
• Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres;
• Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou enquêtes.

Où vos renseignements personnels sont-ils hébergés?

Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certains cas, ils peuvent être hébergés à l’extérieur du Québec, là où nous engageons des fournisseurs de services.

Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence; ces derniers peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Vos renseignements sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, tribunaux ou organismes d’application de la loi ou de la réglementation du pays.

Nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régis par cette politique et les lois applicables du Québec en matière de protection des renseignements personnels.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique pour nous conformer à nos obligations légales.

Nous supprimons les renseignements personnels périmés ou inutiles, par exemple si vous nous indiquez que vous cessez d’utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Mesures

Sur le plan informatique, la gestion des droits d’accès des utilisateurs sur le réseau de la CMM, effectuée exclusivement par les administrateurs du réseau, permet de limiter l’accès aux renseignements personnels des autres personnes. Les bases de données, dossiers d’information sur les serveurs locaux et/ou nuage sont tous protégés par un accès avec mot de passe. Les sites Web de la CMM sont également équipés d’une gestion des préférences des utilisateurs pour contrôler ce qu’ils acceptent ou non en visitant un site de la CMM. Les utilisateurs peuvent aussi sauvegarder leurs préférences pour de futures visites du site Web.

En cas d’incident impliquant des renseignements personnels, nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu’un tel incident présente un risque de préjudice sérieux. Des mesures seront prises pour limiter les conséquences négatives.

Limitation des accès

Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès.

Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous croyez que vos communications avec nous ne sont plus sécurisées, veuillez nous joindre immédiatement à l’adresse indiquée dans la section « Comment nous contacter? » ci-dessous.

Quand cette politique ne s’applique-t-elle pas?

Cette politique ne s’applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels nous n’avons aucun contrôle. La politique de confidentialité de ces sites tiers s’appliquera. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites.

Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels?

Accès, suppression et rectification

Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s’il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié ou encore formuler par écrit des commentaires.

Afin que les renseignements personnels que nous détenons soient exacts, veuillez nous aviser de tout changement.

Retrait de votre consentement

Vous pouvez aussi retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Cependant, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services.

Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l’adresse [email protected]. Nous pourrions demander une pièce d’identité pour nous assurer qu’il s’agit bien de vous.

Comment nous contacter?

Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels
1801, avenue McGill College, bureau 1010
Montréal (Québec) H3A 2N4
[email protected]

Notre responsable de la protection des renseignements personnels s’occupe de répondre aux demandes d’accès ou de rectification, d’information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l’égard de vos renseignements personnels.

Mise à jour

La politique peut être mise à jour afin de refléter des changements législatifs ou opérationnels au sein de la CMM. Nous rendrons la nouvelle version disponible sur notre site Web en indiquant la date de la dernière mise à jour.

Outre la date de mise à jour, la nature des modifications apportées sera indiquée dans un tableau sommaire comme suit :